1. При ведении учета необходимо обеспечить соблюдение законодательства о персональных данных.
2. Ответственность за соответствие результатов учета действующим нормам несет руководитель Центра дистанционного образования ТОГОАУ ДПО «Институт повышения квалификации работников образования».
3. Ответственность за соответствие данных учета фактам реализации учебного процесса лежит на руководителе Центра дистанционного образования ТОГОАУ ДПО «Институт повышения квалификации работников образования».
4. Внесение информации о занятии и об отсутствующих должны производиться по факту в день проведения.
5. Внесение в журнал/дневник информации о домашнем задании должно производиться в день проведения занятия. Задание должно вноситься в журнал не позднее, чем через 2 часа после окончания всех занятий данных обучающихся. Рекомендуется заранее размещать задания, чтобы у обучающихся была возможность заблаговременно планировать свое время.
6. Результаты оценивания выполненных обучающимися работ должны выставляться не позднее 3 дней со дня их проведения.
7. Архивное хранение учетных данных должно предусматривать контроль за их целостностью и достоверностью на протяжении всего необходимого срока. Электронное хранение архивных данных должно осуществляться минимально на двух носителях и храниться в разных помещениях.
8. Архивная копия электронного журнала успеваемости создается в последний день учебного периода методистом Центра дистанционного образования.
9. Сводная ведомость итоговой успеваемости передается в архив сразу по завершении ведения учета в соответствующем журнале.
10. При ведении учета в электронном виде необходимость вывода данных на печать для использования в качестве документа определяется соответствием используемой информационной системы ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».
11. При ведении учета успеваемости с использованием ЭЖ/Д обучающимся и их родителям (законным представителям) обеспечивается возможность оперативного получения информации без обращения к сотрудникам Центра дистанционного образования (автоматически). Способ получения информации об успеваемости обучающихся родители могут сделать по выбору: через сайт, по электронной почте или СМС рассылкой.
Для родителей (законных представителей), которые заявили о невозможности или нежелании использовать доступ к электронным формам представления информации, должно быть обеспечено информирование о результатах обучения не реже, чем один раз в неделю с использованием распечатки результатов.
2. Рекомендуется регулярно информировать обучающихся и их родителей (законных представителей) о прогнозе их итоговой успешности обучающихся за отчетный период (четверть, триместр, полугодие и пр.) не реже 1 раза в месяц.
3. Информация об итоговом оценивании должна быть доступна обучающимся и их родителям (законным представителям) не позже суток после получения результатов.
4. Доставка информации обучающимся и их родителям (законным представителям) может осуществляться в согласованной форме, в частности, по указанным ими контактным данным, либо введенным самостоятельно.
Передача контактных данных должна осуществляться родителями письменно или с применением электронных систем передачи документов электронной подписью.